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佛山市檔案管理規定
發布時間:2018-07-23

第一章 總  則

第一條 為加強我市的檔案管理工作,有效收集、保護和利用檔案,更好地服務經濟和社會發展,根據《中華人民共和國檔案法》、《廣東省檔案條例》等法律法規規章,結合本市實際,製定本規定。

第二條 本市行政區域內檔案的收集、管理和利用,適用本規定。

第三條 市、區人民政府應當加強對檔案工作的領導,將檔案事業列入本地國民經濟和社會發展規劃,將檔案信息化建設納入當地信息化建設規劃,建立和完善覆蓋全市的檔案信息服務網絡體係。

第二章 檔案機構和人員

第四條 市、區檔案行政管理部門主管本行政區域內檔案事業,依法對本行政區域內檔案事業實行統籌規劃、組織協調、統一製度、監督和指導。

第五條 市、區設置國家綜合檔案館,負責收集、整理、保管本行政區域內依法需要進館保存的各種門類、各種載體的檔案和電子文件,並向社會提供利用。

第六條 機關、事業單位、人民團體的內設檔案機構或者檔案工作人員,負責收集、整理、保管、提供利用本單位的檔案和歸檔電子文件,並對所屬機構的檔案工作實行監督和指導。

第七條 國有(含國有控股,下同)企業、事業單位應根據需要設置檔案管理機構或指定專人保管本單位的檔案。

第八條 有條件的鎮(街道),經所在區的檔案行政管理部門審核同意並報區人民政府批準,可以設置區國家綜合檔案館的分館。

鎮人民政府、街道辦事處設置的綜合檔案室,負責收集、整理、保管、提供利用本機關的檔案,協助檔案行政管理部門對所屬單位和轄區內居民委員會、村民委員會的檔案工作實行監督和指導。

第九條 居民委員會、村民委員會應指定或選定檔案管理人員收集、整理、保管、提供利用本居民委員會、村民委員會的檔案,並按規定做好換屆時檔案的交接手續。

第十條 具有專業或行業管理職能的各級主管部門應當根據管轄範圍,按照檔案行政管理部門的要求,指導本專業、本行業的檔案工作。

第十一條 全市各級各類開發區(產業園區、工業園區)的檔案機構或者檔案工作人員,負責收集、整理、保管、提供利用本開發區、園區管理部門的檔案,並對所屬單位及園區內進駐企業的檔案工作提供檔案業務指導等相應服務。

第十二條 市、區黨政機關、人民團體、國有企業、事業單位和其他組織設立的臨時機構應當確定專人負責檔案的收集和管理工作。

第十三條 公民、企業可以建立檔案館。公民建立對外開放個人檔案館的,報所在地檔案行政管理部門備案。

第十四條 從事檔案整理、寄存、數字化處理等服務的中介機構,在本市企業登記機關登記注冊的,應當在登記注冊後向當地的檔案行政管理部門辦理備案手續。在本市開展服務的檔案中介機構應接受檔案行政管理部門的監督指導。

檔案中介機構工作人員不得接觸和處理涉密文件檔案(指未解密的標有“絕密”、“機密”、“秘密”字樣的文件檔案)、內部(工作秘密)或含有敏感信息的文件檔案。

第十五條 從事檔案工作的人員應當忠於職守,遵守檔案職業道德規範,接受專業培訓和繼續教育,具備專業知識。

檔案工作人員應當保持相對穩定。市、區機關、人民團體、事業單位更換檔案工作人員應及時告知同級檔案行政管理部門。

檔案工作人員離開崗位前應當辦理檔案交接手續。

第三章 檔案管理

第十六條 市、區國家綜合檔案館應依照全市各級各類檔案館收集檔案範圍的規定接收檔案。

第十七條 市、區檔案行政管理部門應當根據實際情況適時調整同級國家綜合檔案館檔案進館單位名單、進館檔案種類、範圍和年限,並予以公布。

第十八條 機關、人民團體、國有企業、事業單位和其他國有單位應當根據有關規定,製定文件材料的歸檔製度,按照國家檔案技術規範要求對本單位的檔案整理歸檔,集中管理。

各單位工作人員在履職過程中形成的檔案,應當收集齊全並按規定及時移交本單位檔案機構或者檔案工作人員集中管理,不得據為己有或者拒絕歸檔。

第十九條 機關、人民團體、國有企業、事業單位和其他國有單位應當按照下列規定及有關檔案質量標準向檔案館移交檔案:

(一)列入市、區國家綜合檔案館收集範圍的檔案,自形成之日起滿10年的,向市、區國家綜合檔案館移交。或按檔案行政管理部門的要求,在每屆黨委、政府任期期滿的次年年底前,將本單位在上屆黨委、政府任期內所形成的檔案向國家綜合檔案館移交。

(二)經檔案館和檔案形成單位協商同意,屬檔案館收集範圍的檔案可以提前移交進館。特殊情況下,征得有管轄權的檔案行政管理部門同意,可以適當推遲移交檔案時間。

第二十條 機關、人民團體、國有企業、事業單位和其他國有單位應當按照本地檔案行政管理部門的規定,定期向國家綜合檔案館移交現行電子文件。移交現行電子文件時,應事先對文件屬“主動公開”、“依申請公開”或者“不公開”作出鑒定並作標識。

有關單位應按檔案行政管理部門要求及時向國家綜合檔案館移交檔案的電子目錄及全文數據。

第二十一條 下列涉及本行政區域的重大事項(含重大活動和重要事件,下同),有關承辦、處置單位應當及時完整收集、整理、保管相關材料:

(一)黨和國家領導人在本市的公務活動;

(二)省委、省人大、省政府、省政協領導在本市的重要公務活動;

(三)黨委、人大、政府、政協及紀委召開的重要會議,如黨代會、人代會、政協全會、市(區)委全會和紀委全會等;

(四)黨委、人大、政府、政協主要負責同誌的重要公務活動,如視察、考察、調研、慰問等;

(五)黨委、人大、政府、政協其他負責同誌參加的具有重大影響的活動;

(六)國內外知名人士在本市參加的具有重大影響的活動;

(七)市、區(在本行政區域內、外)舉辦的重大慶典、紀念活動;

(八)本行政區域內各類重大項目的奠基、竣工落成活動;

(九)在本市、區舉辦的國際性、全國性、全省性重要會議及具有重大影響的政治、經濟、科技、文化、教育、衛生、體育、外事、宗教、社會管理等活動;

(十)本市、區重大突發事件,如嚴重災害及其處理等;

(十一)其他有重大影響的活動和事件。

第二十二條 重大事項承辦、處置單位在部署工作、製訂實施計劃時,應當同時確定專門機構或人員負責相關材料的收集、整理、歸檔和保管工作,應及時通知同級國家綜合檔案館參與攝錄,留存聲像資料。

檔案行政管理部門應當為重大事項的承辦、處置單位提供檔案業務指導,監督做好重大事項檔案材料的收集、整理、歸檔和保管工作;在重大事項結束後,會同承辦、處置單位對重大事項檔案進行檢查。檔案材料缺失的,承辦、處置單位應當補充收集完整。

第二十三條 科學技術研究、技術改造、新產品開發、重要設備更新等項目的檔案工作,應當與項目立項、工作進度、驗收評審同步進行。

科研成果鑒定、產品試製定型以及設備儀器開箱或者其他技術項目驗收、鑒定,應當由本單位檔案機構或者檔案人員同步驗收檔案。

第二十四條 國家、省、市、區重點建設項目檔案管理應由相應級別的檔案行政管理部門、項目主管部門、項目建設單位按規定做好登記工作。

重點建設項目、重大科研、重大技術改造項目的檔案,由檔案行政管理部門和有關主管部門按照國家有關法律法規對項目檔案進行驗收。未經檔案驗收或檔案驗收不合格的項目,不得進行或通過項目的竣工驗收。

項目竣工驗收後,有關單位應當按照國家綜合檔案館的要求,將重點建設項目的可行性研究及批複、設計文件、工程管理文件、竣工文件、科研項目文件等向國家綜合檔案館移交。

第二十五條 本市城市規劃區內進行建設的各級機關、人民團體、企業、事業等單位和個人,應管理好本單位(個人)形成的建設工程檔案,並按規定向所在地城市建設檔案機構移交有關城建檔案資料。

地下管線工程項目的建設單位,應當按照有關規定,加強地下管線工程檔案資料的收集、整理、歸檔和移交工作,確保檔案的規範、完整。

列入城市建設檔案機構接收範圍的建設項目工程檔案,其檔案驗收應由城建檔案機構派員參加(重點建設項目的檔案驗收按本規定第二十四條辦理)。

第二十六條 機關、人民團體、國有企業、事業單位和其他國有單位獲得榮譽稱號的證書、獎牌、獎杯、錦旗,在各種交往活動中獲贈的紀念品,獲獎、獲贈部門應當將證書、獎牌、獎杯、錦旗、紀念品等實物歸檔,並根據檔案行政管理部門的要求每年定期將上一年度相關實物檔案移交同級國家綜合檔案館。

第二十七條 國家綜合檔案館可以為籍貫或工作地為本行政區域且具有一定影響的下列人員建立名人檔案:

(一)國際組織授予榮譽稱號的;

(二)獲得國家級榮譽稱號的;

(三)在專業領域做出突出貢獻的;

(四)全國著名的社會活動家、文學家、藝術家、企業家和經濟、文化、教育、衛生、體育等傑出人士;

(五)國家綜合檔案館確定的其他人員。

鼓勵社會組織和個人向國家綜合檔案館寄存或捐贈名人檔案資料。

第二十八條 市、區行政區劃變動,國家機構設立、變更和撤銷的,編製、民政等部門應當及時通知檔案行政管理部門,並由檔案行政管理部門按有關規定對檔案作相應處理。

第二十九條 國家機關、事業單位發生變更的,其檔案管理按照下列規定處理:

(一)國家機關、事業單位撤銷、終止的,其全部檔案向同級國家綜合檔案館移交;

(二)國家機關、事業單位合並的,其全部檔案可以向同級國家綜合檔案館移交,或者經征得同級檔案行政管理部門同意,由合並後的單位單列全宗保管;

(三)國家機關、事業單位分立的,其全部檔案可以向同級國家綜合檔案館移交,或者經征得同級檔案行政管理部門同意,由分立後承擔原單位主要職能的單位單列全宗保管。

第三十條 國有事業單位、國有企業的檔案歸國家所有,在涉及資產和產權變動時,應當按照規定向變更後的單位移交,確保檔案的完整。改製為非公有製經濟組織的,改製前及改製過程中形成的檔案歸國家所有,應當由其主管部門在檔案行政管理部門的監督指導下,按照有關法律法規和下列規定處置檔案:

(一)人事、會計檔案和黨群工作、行政管理、生產技術、經營管理類檔案向政府有關主管部門移交,或者向國家綜合檔案館寄存、移交;

(二)基本建設、設備類檔案,隨其實體歸屬移交;

(三)產品、科研類檔案(含專利、商標、專有技術、商業秘密等)由有關各方協商處置。

被依法宣告破產的國有企業,其檔案處置按照前款的規定辦理。暫無單位接收的檔案,可移交給企業主管部門或寄存、移交所在地國家綜合檔案館保管。

產權變動的單位,在資產清理結束前,應當保管好原單位的全部檔案資料及其目錄,不得分散、丟失,並在資產清理結束時按規定做好檔案移交工作。

第三十一條 新經濟組織和新社會組織的檔案屬本單位所有,可以自行保管,或委托國家綜合檔案館、中介機構保管,確保檔案的完整與安全。

中外合資、合作企業依法終止的,檔案交原中方(內地)合資、合作者保存,或者向有關國家綜合檔案館移交。

第三十二條 對教育、醫療、婚姻、就業、公證以及社會保障等涉及個人權益的民生檔案,有關國家機構、社會團體、國有企業、事業單位和其他組織應當嚴格保管,確保檔案的完整、安全和有效利用,檔案行政管理部門應當會同有關主管部門進行監督檢查和指導。

第三十三條 市、區國家綜合檔案館按照“分級管理、屬地負責”的原則建立電子文件和電子檔案備份中心,接收本行政區域內形成的對國家和社會具有保存價值的電子文件和電子檔案,集中保管和備份,市、區國家綜合檔案館應在異地建立電子文件檔案備份庫。

全市各級黨政機關、涉及群眾切身利益的領域、本地區重點建設項目的電子文件和電子檔案的移交、接收及備份工作應優先安排、重點保障。

區國家綜合檔案館應當定期向市國家綜合檔案館移交電子文件和電子檔案數據。

第三十四條 市、區設立的臨時機構撤銷時,其檔案向同級國家綜合檔案館移交。

第三十五條 國家綜合檔案館負責征集單位和個人所有的對國家和社會具有保存價值的檔案資料。

鼓勵單位和個人向國家綜合檔案館捐贈、寄存其所有的重要檔案,以及反映本市市情、史情和本市作者出版的各類書刊、音像製品等公開出版物。

第三十六條 全市各級檔案行政管理部門、各級各類檔案館及各立檔單位應當實行檔案安全問責製度,切實加強管理和監督,促進檔案人員依法依規履行職責,提高檔案保管水平,確保檔案的安全。

第三十七條 國家綜合檔案館應建設符合國家綜合檔案館建築設計規範和標準要求的館庫,配備防盜、防火、防雷、防震、防水、防潮、防高溫、防黴、防蟲、防光和防汙染等安全設施,采用先進技術和設備保管檔案。

第三十八條 全市各級各類檔案館、檔案管理機構應當建立健全檔案管理製度。

第三十九條 檔案保管條件惡劣或者其他原因可能導致檔案不安全或者損毀的,檔案保管單位應當改善保管條件,檔案行政管理部門應當督促檔案保管單位改善保管條件,必要時可以采取下列措施:

(一)屬國家所有且屬檔案館收集範圍的檔案,可以交由有關檔案館提前接收進館;

(二)屬國家所有但不屬檔案館收集範圍的檔案,可以交由國家檔案館代為保管;

(三)不屬國家所有但涉及國家利益和安全的檔案,可以交由國家綜合檔案館收購或者征購。

第四十條 全市各級各類檔案館、檔案管理機構應當按照檔案行政管理部門製定的標準、規範做好傳統載體檔案的數字化工作,最終達到傳統載體檔案和電子檔案“異質同量”存儲。

各單位在開展檔案數字化工作時,應當采取防泄密、防電子病毒等安全措施,確保檔案的完整與安全。

第四十一條 全市各級檔案行政管理部門、各級各類檔案館及各部門檔案管理機構應當建立檔案工作突發事件應急處置機製,有效預防、及時處理和解決檔案工作中的突發事件,確保國家檔案資源的安全。

第四十二條 檔案館和檔案室應當按照國家有關規定對保管期限已滿的檔案進行鑒定和處理。

第四十三條 國家所有的檔案,任何組織和個人不得贈送、交換、出售(國家另有規定的除外)。贈送、交換、出售非國家所有的檔案及其複製件,應當遵守國家保密規定。

禁止向外國人和外國組織出售或者贈送檔案。

第四章 檔案公開和利用

第四十四條 全市各級國家綜合檔案館為同級人民政府的信息公開場所,應當加強國家綜合檔案館政府信息查閱場所建設,配備相應的設施、設備,向社會提供服務。

全市各級行政機關應當及時向國家綜合檔案館提供主動公開的政府信息,各級國家綜合檔案館可通過網絡提供現行文件等公開信息的在線利用。

第四十五條 全市各級各類檔案館、檔案管理機構及市、區有關單位應當組織或者配合推進檔案網上查詢出證,運用先進的網絡技術手段,向社會提供便利的檔案信息服務。

第四十六條 全市各級各類檔案館、檔案管理機構應當對所保管的涉密文件檔案進行全麵查找、核實、登記,並按照有關規定對應解密的文件檔案及時解密。

第四十七條 全市各級各類檔案館、檔案管理機構應當按照有關要求對所屬檔案進行開放鑒定,將檔案按開放程度劃分為“內控”、“依申請查詢”、“開放”三種等級,以滿足信息化條件下檔案開放利用的需求。

第四十八條 單位、個人憑有效證明或者證件,可以到各級各類檔案館或者配備檔案信息服務終端的行政服務機構查詢利用開放級檔案的條目數據及全文數據。外國組織、外國人憑有效證明或者證件,按照規定辦理相關手續後,可以到全市各級各類檔案館利用開放級檔案。

單位、個人憑有效證明或者證件,可以到全市各級各類檔案館或者配備檔案信息服務終端的行政服務機構查詢依申請查詢級檔案的條目。經保存檔案的檔案館或立檔單位審查同意,可以利用依申請查詢級檔案的全文數據。

單位、個人憑有效證明或者證件到全市各級國家綜合檔案館,通過特定的程序和手續獲得檔案館同意的,可以查閱利用有關內控級檔案。

第四十九條 檔案館應拓展服務領域,通過報紙、刊物、圖書、電台、電視台、網站、微博等媒介或者采取陳列、展覽等形式向社會公布檔案,利用館藏檔案資源編纂出版檔案史料、建立愛國主義教育基地。

第五十條 單位或者個人對各級各類檔案館拒絕提供利用檔案有異議的,可以向同級檔案行政管理部門或者有關主管部門尋求救濟。

第五十一條 寄存在檔案館的檔案,未經所有者同意,檔案館不得提供他人利用或者擅自公布。利用或者公布捐贈的檔案,不得違反有關法律規定和相關約定。

第五十二條 鼓勵單位或者個人依法將其所有的檔案向社會開放。單位或者個人公布檔案不得損害國家的安全和利益,不得侵犯他人的合法權益。

第五十三條 利用重要、珍貴檔案,原則上隻提供其電子文件、縮微品或者其他形式的複製件。

經檔案部門確認的檔案複製件同檔案原件具有同等效力。

第五十四條 公民、法人和其他組織利用檔案時,應當遵守下列規定:

(一)不得圈劃、塗改、描摹、偽造、丟失及損毀檔案;

(二)不得泄露保密內容;

(三)未經檔案館或檔案所有者同意,不得抄錄、複製檔案;

(四)公布、利用涉及在知識產權保護期限內的知識產權檔案的,應當征得知識產權所有者的同意;

(五)有關法律、法規的其他規定。

第五章 法律責任

第五十五條 有下列行為之一的,由檔案行政管理部門予以批評教育並責令限期改正;情節嚴重的,由主管部門或者有關單位對有關責任人員給予處分:

(一)違反本規定第十四條規定,檔案中介機構未按照規定備案的;

(二)違反本規定第十五條規定,檔案工作人員離開崗位前未辦理檔案交接手續的;

(三)違反本規定第二十條、第三十四條規定,未按規定向檔案館移交(報送)檔案目錄、電子文件或檔案全文數據的;

(四)違反本規定第二十四條規定,未按規定做好重點建設項目檔案管理登記的。

第五十六條 對違反本規定的其他行為,按照《中華人民共和國檔案法》、《廣東省檔案條例》、《檔案管理違法違紀行為處分規定》、《廣東省各級各類檔案局(館)檔案安全問責試行辦法》、《佛山市行政過錯責任追究實施細則》等有關規定進行處理。

第六章 附  則

第五十七條 本規定由市檔案局負責解釋。

第五十八條 本規定自發布之日起實施。

 


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